Groepsafspraken

Wil je voor een groep een gezamenlijke agenda afspraak maken die direct op de Compaan komt te staan? Handig als jullie bijvoorbeeld elke dag gezamenlijk willen lunchen, of op een vast moment digitale dagbesteding willen doen! 

Het is mogelijk om voor alle (of een selectie) gebruikers een groepsafspraak in te plannen!

Willen jullie deze functionaliteit inschakelen? Neem dan contact op met jullie Compaan contactpersoon.

Let op: na activatie van de groepsafspraken moet de medewerker die hiermee gaat werken de juiste rechten (groupevent) krijgen.

Groepsafspraak aanmaken

1. Ga in de Partneromgeving naar 'Diensten' en kies voor 'Groepsafspraken'.

   

2. Klik vervolgens op 'toevoegen' om een nieuwe groepsafspraak aan te maken.

   

3. Vul het sjabloon in: 
    

   

   • De Datum kan je handmatig aanpassen of selecteren via het icoontje. 
   • Een Eindtijd is niet vereist maar kan toegevoegd worden indien gewenst. 
   • Wil je dat de Compaan-gebruiker een herinnering vooraf ontvangt, dan kan je bij Herinnering de tijd instellen.
   • Het is belangrijk dat er een Omschrijving wordt toegevoegd. De omschrijving is namelijk als titel te zien in de agenda. 
   • Aanvullende informatie vul je in bij Notities. 
   • Ook kan je een Pictogram kiezen dat bij de afspraak wordt getoond. 
   • Is de afspraak Terugkerend? Dan kan je bij Frequentie aangeven wanneer de afspraak terug moet keren. Je kunt kiezen uit dagelijks, elke x dagen, vaste weekdagen, wekelijks, tweewekelijks, driewekelijks, vierwekelijks, elke maand, elke ... dag van de maand, en jaarlijks. Je kunt na het opslaan van een afspraak de frequentie niet meer aanpassen. 
   • Onderaan is er ook de mogelijkheid om een video of document uit de videobibliotheek of documentenbibliotheek toe te voegen. 
    
   Let op: de groepsafspraak verschijnt pas in de agenda's na activatie van de groepsafspraak. 
    
4. Klik op 'Opslaan'. In het overzicht zie je de geactiveerde (vinkje) en niet-geactiveerde groepsafspraken. 

   

5. Hierna kan je (indien gewenst) de doelgroep wijzigen. Standaard staat een groepsafspraak ingesteld voor iedereen. Wil je hier wijzigingen in aanbrengen? Ga dan naar 'bewerk doelgroep'. Het is mogelijk om gehele teams en/of individuele gebruikers te selecteren. Na het selecteren van teams en/of gebruikers zie je bij 'geldt voor', welke teams en hoeveel gebruikers er zijn geselecteerd. 

   

   Wil je bepaalde gebruikers buiten de groepsafspraak laten? Dan kan je bij 'uitzonderingen' deze gebruikers selecteren. Bij deze gebruikers verschijnt de groepsafspraak dan niet op de Compaan. 
    

   

    
6. Als de juiste gebruikers zijn geselecteerd kan de groepsafspraak geactiveerd worden door het vakje onder 'actief' aan te vinken. Na activatie is de groepsafspraak direct zichtbaar in de agenda van de geselecteerde gebruikers. 

   

Groepsafspraak verwijderen

1. Ga in de Partneromgeving naar 'Diensten' en ga naar 'Groepsafspraken'
2. Klik bij de juiste groepsafspraak op 'verwijder;

   

Groepsafspraak bewerken

1. Ga in de Partneromgeving naar 'Diensten' en ga naar 'Groepsafspraken'
2. Klik bij de juiste groepsafspraak op 'bewerk' en breng de gewenste wijzigingen aan (bijvoorbeeld een ander tijdstip, en klik op 'opslaan'.

   

Omzetten naar persoonlijke afspraak

Wil je een groepsafspraak omzetten naar een persoonlijke afspraak (bijvoorbeeld als een gebruiker tijdelijk niet naar de groepslunch gaat)?

1. Ga in de klantenkaart van de gebruiker naar 'Agenda'

2. Klik bij de afspraak op het blauwe kruisje

   

3. Selecteer 'omzetten naar persoonlijke afspraak' en klik op 'Opslaan'