Document-knop op de Compaan

Zie ook de module: Documenten.

Als organisatie kun je documenten onder een speciale knop op de Compaan van je cliënten plaatsen. Op die manier kan de cliënt eenvoudig relevante documenten bekijken.

Je hebt verschillende mogelijkheden:

• Documenten beschikbaar maken voor alle Companen in jullie organisatie, zoals documenten over het gebruik van de Compaan, huisregels of informatie over jouw organisatie.
• Documenten aan cliënten die zijn gekoppeld aan bepaalde teams, zoals voorstellen van een team op een specifieke locatie of gekoppeld aan een revalidatie.
• Documenten en of mappen koppelen aan specifieke cliënten via de documentenbibliotheek
• Een of meerdere documenten koppelen aan een cliënt via de klantkaart

Welke type documenten kan je toevoegen? 

PDF, Word (DOC), afbeelding (PNG of JPEG) of een link naar een website.

Wist je dat je ook documenten kunt toevoegen aan een agenda-afspraak? Lees hier meer!

Standaard is deze functionaliteit uitgeschakeld. Wil je gebruikmaken van de document-knop? Neem dan contact op met jullie Compaan contactpersoon. Samen met jou bepalen we de juiste plek voor de nieuwe knop ‘Document’ op het beginscherm van de Compaan-tablet en bespreken we op welke manier je de documenten het beste kunt inzetten.

Relatie tot de documentenbibliotheek

In de Compaan Partneromgeving is de documentenbibliotheek beschikbaar onder het menu 'Beheer' en 'documentenbibliotheek'. Daar zet je alle documenten of websitelinks in die voor jouw cliënten met een Compaan interessant kunnen zijn. De documentenbibliotheek is de centrale opslagplek van de documenten. Alleen documenten die hierin staan kun je koppelen aan de documentenmap van een cliënt. Op die manier hoef je niet steeds dezelfde documenten opnieuw te uploaden naar de partneromgeving.

Documenten beschikbaar maken op alle Companen

Heb je documenten die je op alle Companen uit jullie organisatie wilt tonen? Dat kun je doen via de documentenbibliotheek. 

1. Open het betreffende document
2. Klik rechtsboven op 'Bewerken'
3. Zet het vinkje aan bij 'Maak dit document standaard beschikbaar op alle Companen' 
4. Klik tenslotte op 'Opslaan'.

Het document verschijnt vervolgens in de map Algemeen, wanneer de cliënt op zijn of haar Compaan op de knop 'Documenten' drukt.

Documenten koppelen aan specifiek team

Is er een document die enkel zichtbaar moet zijn bij cliënten die in een bepaald team zitten? Dat kun je doen via de documentenbibliotheek. 

1. Open het betreffende document
2. In de tabel zie je een kopje ‘gekoppeld aan team(s)’ klik hiernaast op 'bewerken'. 
3. Vink nu alle teams aan waar het document aan gekoppeld moet worden en klik tenslotte op 'Opslaan'.

Het document verschijnt vervolgens in de map met de naam van het betreffende team. Wanneer de cliënt op zijn of haar Compaan op de document-knop drukt, zal hier het document zichtbaar worden.

Afwijkende teamnaam opgeven

Het is ook mogelijk om een afwijkende teamnaam op te geven voor de video- en documentenmap op de Compaan!

• Standaard tonen we de reguliere teamnaam als naam van de map
• Is dit niet gewenst? In de partneromgeving kan je een andere weergavenaam voor het team opgeven. Open het team en klik rechtsboven op ‘bewerk’. Je ziet dan het nieuwe veld weergavenaam. Deze is enkel zichtbaar als de functionaliteit infovideo’s en/of document is ingeschakeld.
•  
•  
•  
  • De weergavenaam zie je terug in de lijst van teams in de kolom direct rechts van de reguliere teamnaam. Deze kolom is wederom alleen zichtbaar indien de functionaliteit infovideo’s en/of document is ingeschakeld én tenminste één team een afwijkende weergavenaam heeft.
  • De weergavenaam komt in plaats van de reguliere teamnaam als het team is gekoppeld aan een video of document. Dit is zowel op de Compaan tablet zelf als via de klantenkaart in de Partneromgeving

Documenten en of mappen koppelen aan specifieke cliënten via de documentenbibliotheek

Is er een document die enkel getoond moet worden bij specifieke cliënten? Dat kun je doen via de documentenbibliotheek. 

1. Open het betreffende document

2. Klik rechtsboven op 'klanten'. Je ziet nu een overzicht met welke klanten dit document is gedeeld. Vervolgens is het mogelijk hier te bewerken met welke cliënten dit document wordt gedeeld. 

3. Wanneer de aanpassingen zijn voltooid klik dan op 'Wijzigingen opslaan'. 

Is er een map die enkel getoond moet worden bij specifieke cliënten? Dat kun je doen via de documentenbibliotheek. 

1. Open de betreffende map, 

2. klik boven op 'klanten'. Je ziet nu een overzicht met welke klanten deze map is gedeeld. Let op: bij het delen van een map worden alléén de documenten in de map gedeeld en niet eventuele submappen. Submappen kunnen, indien gewenst, afzonderlijk worden gedeeld. Bewerkingen in deze map, zoals het toevoegen of verwijderen van documenten, zijn direct zichtbaar voor de cliënt op de Compaan onder de knop document. Vervolgens is het mogelijk hier te bewerken met welke cliënten deze map wordt gedeeld. 

3. Wanneer de aanpassingen zijn voltooid klik dan op 'opslaan'.

Eén of meerdere documenten koppelen aan een cliënt via de klantkaart

Heb je documenten die je enkel bij een bepaalde cliënt wilt laten zien? Dat gaat via de klantkaart in de Compaan Partneromgeving. 

1. Staat de klantkaart open, 

2. klik dan in de balk op documenten. Je ziet nu alle mappen en documenten die zichtbaar zijn op de Compaan-tablet van deze cliënt.

3. Om een of meerdere documenten in de document-map van de cliënt te plaatsen, klik je rechtsboven op 'Document toevoegen'. Kies nu één of meerdere documenten uit de documentenbibliotheek en bevestig met de knop 'Toevoegen'. De documenten zijn vervolgens direct zichtbaar op de Compaan achter de knop 'Document'.

4. Wil je een document verwijderen? Klik dan op het pictogram van de prullenbak rechtsonder. Het document verdwijnt vervolgens uit de documentenmap van de cliënt.

Volgorde van documenten aanpassen

Met de link Sorteren kun je de onderlinge volgorde van de documenten in de documentenmap van de cliënt veranderen. Merk op dat enkel de volgorde van de losse documenten en een cliënt specifieke map  kan worden gewijzigd (handmatig rangschikken of alfabetische volgorde); niet van de mappen. Mappen worden altijd eerst getoond (op alfabetische volgorde) en daarna pas de documenten.

Submap met documenten bij een cliënt

Heeft de cliënt nogal veel documenten? Dan kan je ervoor kiezen om bepaalde documenten of weblinks die bij elkaar horen in een submap te plaatsen. Dat gaat via 'Nieuwe map' rechtsboven. Op deze manier kunnen de bestanden wat beter georganiseerd worden. Nadeel is dat de cliënt op de Compaan-tablet een keer extra moet drukken om bij de documenten in een submap te komen. Het is aan jullie om hier een goede afweging in te maken.

Van een submap kun je de naam later nog wijzigen. Dit gaat door op de betreffende map te klikken en vervolgens rechtsboven op 'Mapnaam wijzigen' te klikken.

Weergave op de Compaan

De documenten zijn op de Compaan te openen door op het beginscherm van de Compaan op de lichtblauwe knop 'document' te drukken.

Vervolgens zijn de mappen, documenten en weblinks zichtbaar.

Na het drukken op een map (maximaal één niveau diep) worden de documenten in die map getoond. Na het drukken op een document of een weblink zal deze direct geopend worden. Het is voor Compaan gebruikers mogelijk om in het document in te zoomen. 

We tonen op de Compaan maximaal 6 mappen en documenten per scherm. Met de pijltjes onderaan het scherm is het mogelijk door de document-knop heen te bladeren. Het is niet mogelijk om deze documenten te verwijderen of leuk te vinden.