De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt dat gegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk[1]. In dit document geven we aan welke bewaartermijnen wij hanteren voor bepaalde soorten van gegevens, waarom we dat doen, en hoe dat mogelijk impact heeft op jouw organisatie.
Uitgangspunt
Compaan hanteert als uitgangspunt dat de stamgegevens van de cliënt beschikbaar zijn in het ECD, en dat in het ECD ook de indicatie en reden van inzet van Compaan staan. Het systeem van Compaan is géén ECD, en heeft enkel als doel om inzet van de Compaan-dienstverlening te faciliteren. Zodra de cliënt geen Compaan meer gebruikt, verwijderen we langzaam maar zeker de met de cliënt samenhangende gegevens.
Gegevens cliënt
Bij opzegging van een cliënt in ons systeem, begint een termijn van 90 dagen te lopen. Binnen deze 90 dagen verwijderen we géén gegevens die samenhangen met het account van de cliënt, en is het nog mogelijk om – via onze servicedesk – het account te herstellen met alle oorspronkelijke gegevens.
Na deze termijn van 90 dagen verwijderen we direct, geautomatiseerd en permanent vrijwel alle gegevens van het account, met uitzondering van naam- en adresgegevens[2]. Ook bewaren we enkele gegevens die niet persoonlijk van aard zijn. Denk hierbij aan aanmaakdatum, opzegdatum, producttype, gekoppelde teams, serienummer nog niet ingeleverde tablet en eventuele tags. Je kunt op die manier nog enige tijd op basis van naam en adres controleren of de cliënt in het recente verleden bij Compaan bekend was.
Let op: Ook de opmerkingen op de klantenkaart verwijderen we na 90 dagen. Gebruik het ECD als deze notities ruim na opzegdatum nog relevant zijn voor jouw organisatie.
We verwijderen 365 dagen na opzegging óók de naam- en adresgegevens, en tonen we de cliënt niet meer in de Partneromgeving[3].
Indien je wenst, kan je zelf in de Partneromgeving controleren of de gegevens daadwerkelijk verwijderd zijn. Dit doe je als volgt:
Gegevens medewerkers
Van medewerker met een account op de Compaan Partneromgeving, verwerken we in de basis de volgende gegevens: geslacht, voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), wachtwoord (in versleutelde vorm), MFA-instelling (optioneel) en sessie-informatie (gebruikte browser, IP-adres).
Net als bij het opzeggen van een cliënt, is het bij het opzeggen van een medewerker nog mogelijk om het account binnen 90 dagen na opzegdatum in de oorspronkelijke staat te herstellen. Dit doet je door het e-mailadres opnieuw toe te voegen in de Partneromgeving.
Na deze termijn van 90 dagen verwijderen we direct en permanent vrijwel alle gegevens van het account, met uitzondering van de voornaam van de medewerker.
De reden om enkel de voornaam te bewaren is uiteindelijk een afweging tussen het verwijderen van alle persoonlijke gegevens, en het nog wel in bepaalde mate kunnen herleiden welke oud-medewerker een bepaalde actie in het verleden heeft uitgevoerd. Denk hierbij aan het aan- of afmelden van een cliënt of schrijven van een notitie.
Gegevens contactpersonen
Aan een Compaan-tablet kunnen ook contactpersonen zijn gekoppeld; meestal familie van de cliënt. Contactpersonen kunnen met de gebruiker van de Compaan communiceren en – afhankelijk van de rechten – bepaalde mantelzorgtaken uitvoeren.
Een contactpersoon heeft een eigen Familie Portaal-account, dat mogelijk ook nog aan andere Compaan-tablets is gekoppeld. Met de contactpersoon maken we rechtstreekse afspraken over bewaartermijnen van het Familie Portaal-account. Deze staan beschreven op: https://www.uwcompaan.nl/servicedesk/privacy/#contactpersoon.
Het beleid komt er op neer dat we het Portaal-account automatisch verwijderen, indien deze gedurende 90 dagen aan geen enkele Compaan-tablet is gekoppeld. Verder kan de contactpersoon ons direct benaderen via privacy@uwcompaan.nl voor vragen of verzoeken over de gegevensverwerking door Compaan.
[1] Artikel 5 lid 1 sub e AVG. Zie ook: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/basis-avg/privacy-en-persoonsgegevens/bewaren-van-persoonsgegevens.
[2] Velden die we bewaren zijn: geslacht, voornaam, achternaam, straat, huisnummer, postcode, plaats.
[3] Wel blijft het object zelf in onze database bestaan, echter met verwijderde gegevens (obfuscated data). De cliënt telt op die manier mee bij het genereren van historische rapportages.